Distruggi documenti

Distruggi documenti

Ormai non si tratta più soltanto di una questione pratica o della necessità di tenere in perfetto ordine il proprio ufficio: le macchine distruggi documenti sono da qualche anno in qua diventate obbligatorie per legge in tutte le aziende italiane (basti fare riferimento al DLS 196/2003). Tali marchingegni, almeno questa è l’intenzione di fondo, servono a rendere del tutto inutilizzabile la documentazione, vecchia ormai di un decennio e quindi non più in obbligo di archiviazione, che gli uffici periodicamente eliminano dalle loro segreterie.

Per far ciò, chiaramente, servirsi della semplice nettezza urbana non è il massimo: insieme a cartacce e scartoffie di poca importanza infatti sono presenti nel malloppo anche documenti dai quali è possibile ricavare i dati sensibili dei titolari, dei fornitori, dell’azienda e quant’altro e, per propria tutela, diventa quindi necessario rendere illeggibile tale carteggio prima ancora che esso esca dall’ufficio.

Ciò perché, dati alla mano, in Italia sembra diffondersi con sempre maggiore velocità il triste fenomeno del bin raiding. Per chi non sapesse a cosa si fa qui riferimento ecco una spiegazione sintetica: si rovista per benino tra i rifiuti più “interessanti” della città, si intercettano documenti di una certa rilevanza, si ricavano i dati del malcapitato di turno e si procede alla clonazione di carte di credito, documenti identificativi e quant’altro.

Da qui l’importanza di questo dispositivo che rende ogni foglio datogli in pasto praticamente impossibile da riassemblare. Già, ma come scegliere la macchina distruggi documenti più adatta alle proprie esigenze? Vediamo di approfondire insieme l’argomento.

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Perché acquistare un distruggi documenti?

Qualcuno potrebbe obiettare che, d’accordo tutelare la privacy e la sicurezza trasformando in carta straccia documenti di ogni tipo, ma per quale motivo è necessario acquistare addirittura una distruggi documenti? Insomma: non si potrebbe assolvere egregiamente al proprio compito semplicemente strappando a mano i vari fogli?

Sì, chiaro che si potrebbe fare, ma un faldone da 5000 pagine (quantitativo irrisorio di incartamenti per un normale ufficio) per essere smaltito richiederebbe ad un unico individuo un bel po’ di pazienza: per fare le cose per bene infatti ci vorrebbero circa una dozzina di ore, tanta pazienza e, probabilmente, braccia e mani di ricambio da utilizzare alla fine della maratona. Senza contare che sottrarre un dipendente alle sue mansioni per un lasso di tempo tanto lungo sicuramente non giocherebbe a favore dell’azienda che, paradossalmente, finirebbe per bloccare in parte la sua produttività.

Il discorso non cambia se si decide di utilizzare un normale tritacarte che, oltretutto, presenta lo svantaggio di sminuzzare i fogli in maniera tale che dei comunissimi software alla portata di tutti potrebbero ricomporli in men che non si dica, vanificando ore ed ore di faticoso lavoro. I distruggi documenti invece non offrono questa possibilità ai malintenzionati di turno dato che nascono proprio per impedire il furto dei dati ed agevolare il conseguente smaltimento dei rifiuti aziendali.

Come scegliere una macchina tritadocumenti

Il distruggi documenti, per tutte le ragioni sopra esposte, è senza dubbio un oggetto utile e, a quanto pare, necessario nelle case se non addirittura obbligatorio negli uffici. Ecco perché imparare a scegliere un macchinario capace di garantire a chi lo acquista buone performances può essere abbastanza importante. Quali sono allora le caratteristiche che questo oggetto deve possedere? Vediamole nel dettaglio:

Il taglio

Domestici o professionali che siano, una prima caratteristica che differenzia i distruggi documenti risiede senza dubbio nel modo in cui essi tagliano la carta. Attualmente in commercio sono infatti disponibili apparecchi capaci di ridurre i fogli in un ammasso di striscioline illeggibili o, ancora meglio, in un insieme di piccoli frammenti rettangolari che, non è difficile immaginarlo, risultano praticamente impossibili da riassemblare.

Quest’ultima tipologia di taglio, non a caso, è quella che garantisce maggiore sicurezza e, come se non bastasse, rende la montagnola di carta che inevitabilmente si forma dopo aver reso poltiglia quintali di scartoffie ancora meno ingombrante rispetto al taglio a striscioline. Ciò non significa però che il trita documenti che taglia la carta in strisce non offra altri vantaggi. In primo luogo questa tipologia di apparecchio lavora senza dubbio più velocemente dato che in genere supporta l’introduzione in simultanea di un numero maggiore di fogli rispetto all’altra variante.

Ultima dritta: alcuni dispositivi, si tratta ovviamente di prodotti altamente performanti, sono tra l’altro in grado di tagliare persino altro genere di supporti potenzialmente più pericolosi della carta stampata in quanto contenenti spesso documenti ancora più facili da manomettere: i CD ed i DVD. Il consiglio finale è quindi quello di procurarsi una macchina capace di rendere praticamente inutilizzabili anche questi oggetti che, periodicamente, tutti gli uffici finiscono per smaltire tra i rifiuti.

Il design

Potrà sembrare strano, ma anche un simile macchinario può avere design più o meno piacevoli da proporre agli utenti. Senza dubbio si tratta di una caratteristica meno importante rispetto ad altre, ma, dato che nessuno vieta di tenere una tritacarta anche in casa e visto che a differenza di quanto accade per gli uffici l’aspetto di questo oggetto potrebbe stonare al quanto con il resto della mobilia, si è pensato di rendere il piccolo marchingegno adattabile a vari contesti.

Chiaramente se la collocazione del dispositivo sarà prettamente domestica, il consiglio è quello di orientarsi su qualcosa di particolarmente compatto e leggero, facile insomma da riporre in un armadietto nel momento in cui non è in uso. Esistono comunque in commercio modelli capaci di assecondare gusti diversi, le cui linee ed i colori dei materiali possano adattarsi ad ambienti differenti ed in certi casi persino nascondersi bene nell’arredamento.

Tale soluzione è consigliata a chi ha in casa uno studio o non ha intenzione di rimuovere di continuo il macchinario dalla scrivania nel momento in cui cessa di utilizzarlo. E’ ovvio che sotto tenendo in considerazione soltanto l’aspetto estetico è un po’ difficile parlare di modelli migliori di altri: sarà il buon gusto ed il portafoglio di chi compra a svolgere in tal senso un ruolo determinante…

La sicurezza

Per quanto si possa trattare di un oggetto di uso relativamente comune e apparentemente innocuo, il distruggi documenti è pur sempre un macchinario capace di tagliare e triturare ed è quindi dotato di lame e parti potenzialmente abbastanza pericolose. Quest’ultimo aspetto dovrebbe interessare soprattutto chi ha deciso di collocare l’oggetto in questione in ambienti in cui vivono abitualmente animali domestici con il brutto vizio di mettere il muso dappertutto e bambini naturalmente predisposti ad andarsi a cercare i guai con il lanternino.

Questo oggetto, malamente utilizzato o toccato durante una sessione di lavoro o, peggio ancora, esplorato sino al suo interno da mani tutt’altro che sapienti e responsabili, si è reso negli anni responsabile di parecchi incidenti (occorsi nella maggior parte dei casi a piccoli utenti di età inferiore ai 5 anni), incidenti che vanno dalle amputazioni delle dita ad altro genere di gravi lacerazioni e lesioni. I migliori apparecchi attualmente in commercio quindi sono dotati di sensori di sicurezza (l’apparecchio è in grado di rilevare la presenza di mani nelle immediate vicinanze di ingranaggi pericolosi e spegnersi quindi in automatico se l’utente è a rischio.

Il sensore attraverso cui questo dispositivo può entrare in funzione percepisce, per così dire, la presenza di un campo magnetico gravitante intorno alle persone e agli animali ed agisce quindi di conseguenza riavviandosi quando l’individuo si sposta mettendosi in sicurezza). Un altro accorgimento pensato per ridurre le fonti di pericolo è l’impiego di una bocca per l’introduzione della carta avente spessore relativamente sottile: i fogli possono comunque essere inseriti a blocchi, ma le mani faticano ad entrare e, ammesso anche che ciò possa avvenire, a raggiungere gli ingranaggi preposti allo sminuzzamento dei documenti.

La bocca tra l’altro viene ormai realizzata soltanto con materiali parecchio rigidi e quindi impossibili da deformare, almeno per un animale o un bambino. Non mancano poi blocchi, interruttori e lembi di sicurezza pensati per proteggere e “congelare” gli ingranaggi in tempi ultrarapidi o durante l’assenza di un adulto.

Distruggi documenti economico e professionale: i prezzi

Prima di dare una stima di massima del costo di un distruggi documenti, è importante sottolineare che esso può variare in relazione al numero di funzioni che l’oggetto possiede, al tipo di taglio, alla potenza delle lame, al design, alla maneggevolezza, alla velocità, agli standard di sicurezza, ai tempi di riposo necessari per scongiurare il pericolo di surriscaldamento, alla marca, al modello e alla scelta di acquistare in un negozio fisico o virtuale.

In linea di massima comunque, per un prodotto economico di qualità medio bassa destinato ad un utente che non abbia molte pretese, il prezzo può gravitare nell’ambito delle 10/15 euro. Diversamente, soprattutto se si acquista per un ufficio e si ha la necessità di comprare un prodotto professionale che garantisca agli utenti alte prestazioni, il costo del dispositivo può salire sino a raggiungere le 500/600 euro.

Per fortuna degli utenti, soprattutto di coloro i quali desidererebbero portarsi a casa un oggetto di buona qualità ma senza spendere cifre eccessive, esiste una soddisfacente fascia media di prodotti il cui acquisto non dovrebbe richiedere più di 100/200 euro.

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